Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l’Internal Revenue Service (IRS) utilisé pour confirmer le nom, l’adresse et le numéro d’identification du contribuable (TIN) d’une personne en vue d’un emploi ou à d’autres fins génératrices de revenus. La confirmation peut être demandée soit pour une personne définie comme citoyen américain, soit pour une personne définie comme étranger résident.
Le formulaire W-9 est également appelé formulaire de demande de numéro d’identification du contribuable et de certification.
Comprendre le formulaire W-9
Le formulaire W-9 est une demande écrite formelle d’informations et sert uniquement à confirmer le numéro d’identification du contribuable (TIN) d’une personne. Un employeur ou une autre entité tenus de déposer un document d’information auprès de l’IRS, tel que le formulaire 1099, doit obtenir votre NIF exact pour déclarer tout gain ou perte susceptible d’affecter votre déclaration d’impôt fédérale ou votre revenu imposable. Pour la plupart des personnes, le TIN sera leur numéro de sécurité sociale (SSN).
Le formulaire W-9 diffère du formulaire W-4, qui est plus souvent fourni par les employés à leurs employeurs directs, en ce sens qu’il ne prévoit pas intrinsèquement la retenue des impôts dus.
Tout impôt à payer sur la base des gains liés au document W-9 fourni relève de la responsabilité du titulaire du NIF figurant sur le document, à moins que le contribuable ne fasse l’objet d’une retenue d’impôt de réserve. Si une retenue d’impôt de réserve est requise, il faudra l’indiquer sur le document W-9, afin d’informer correctement l’entité recevant les informations de la nécessité de procéder à une retenue d’impôt en conséquence.
Utilisation du formulaire W-9
Les informations obtenues sur le formulaire W-9 sont le plus souvent utilisées pour créer une version du formulaire 1099. Le formulaire 1099 contient des informations sur les revenus éventuellement perçus par le titulaire du TIN qui ne figureraient pas normalement sur le formulaire W-2.
Toutefois, le formulaire W-2 n’est délivré qu’aux salariés d’une entreprise, et non aux entrepreneurs indépendants ou aux vendeurs non apparentés. Cela inclut, sans s’y limiter, les revenus versés à une personne dans le cadre d’un contrat, certaines transactions immobilières, les dividendes versés en contrepartie d’un investissement et diverses autres transactions financières.
Le formulaire 1099 ne doit être délivré que lorsque le seuil de revenu minimum est atteint, qui est fixé à 600 $ pour la plupart des revenus divers. Les montants inférieurs à ce seuil doivent être déclarés comme revenus par le titulaire du TIN, mais ne nécessitent pas l’émission d’un formulaire 1099.
Bien que les employés soient légalement tenus de fournir certaines informations personnelles à leur employeur, la vie privée d’un employé est protégée par la loi. Un employeur qui divulgue les informations personnelles d’un employé de manière non autorisée peut faire l’objet de poursuites civiles et pénales.
Comment remplir le formulaire W-9 ?
Le formulaire W-9 est l’un des formulaires de l’IRS les plus simples à remplir, mais si les formulaires fiscaux vous rendent nerveux, ne vous inquiétez pas. Nous vous expliquons comment le remplir correctement.
Toutes les pages du formulaire W-9 sont disponibles sur le site web de l’IRS. En outre, le formulaire peut contenir un ensemble d’instructions spécifiques fournies par l’IRS.
Étape 1 : W-9, ligne 1
Indiquez votre nom tel qu’il figure sur votre déclaration de revenus.
Étape 2 : W-9, ligne 2
Saisissez le nom de votre entreprise ou de votre « entité ignorée », s’il diffère du nom que vous avez saisi à l’étape 1. Par exemple, vous pouvez être un propriétaire unique, mais à des fins de marketing, vous n’utilisez pas votre nom personnel comme nom d’entreprise ; vous faites plutôt affaire sous un autre nom. Vous devez saisir ce nom ici.
La société à responsabilité limitée à un seul associé est un type d’entité couramment ignoré. Les entreprises individuelles et les sociétés S ne sont jamais considérées comme des entités ignorées.
Étape 3 : W-9, ligne 3
Sélectionnez le type d’entité commerciale que vous représentez pour la classification fiscale fédérale : entreprise individuelle, société de personnes, société C, société S, fiducie/statut, société à responsabilité limitée ou « autre ». Cochez la case appropriée et ne sélectionnez qu’une seule classification.
Internal Revenue Service. « Classification of Taxpayers for U.S. Tax Purposes (Classification des contribuables aux fins de l’impôt américain).
Étape 4 : W-9, ligne 4
Exemptions. Il y a de fortes chances que vous ne remplissiez pas ces cases. Voici quelques exceptions :
- Les bénéficiaires exonérés de la retenue à la source, tels que les sociétés (dans la plupart des cas), peuvent avoir besoin d’entrer un code dans la case « Code du bénéficiaire exonéré ». Les instructions du formulaire W-9 énumèrent les bénéficiaires exonérés et leurs codes, ainsi que les types de paiements pour lesquels ces codes doivent être utilisés. Les sociétés qui remplissent un formulaire W-9 pour la réception de paiements d’intérêts ou de dividendes, par exemple, indiqueront le code « 5 ».
- Les bénéficiaires qui sont exemptés de déclaration en vertu du Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) peuvent avoir besoin de saisir un code dans la case « Exemption from FATCA reporting code ». Aucune de ces cases ne s’applique à l’entrepreneur indépendant ou au freelance typique.
Étape 5 : W-9, lignes 5-6
Indiquez votre adresse, la ville, l’état et le code postal. Utilisez l’adresse que vous utiliserez sur votre déclaration d’impôts. Par exemple, si vous êtes un propriétaire unique qui loue des bureaux, mais que vous remplissez votre déclaration d’impôts en utilisant l’adresse de votre domicile, indiquez cette adresse sur le formulaire W-9 afin que l’IRS n’ait pas de difficulté à faire correspondre vos 1099 avec votre formulaire 1040.
En outre, le formulaire W-9 peut être le principal moyen pour une entreprise d’obtenir vos informations personnelles. Comme ces informations peuvent être enregistrées dans leur système comptable lorsque vous êtes considéré comme un fournisseur dans leurs registres, cette adresse peut être utilisée pour vous fournir votre 1099 ou vous envoyer d’autres documents fiscaux importants.
Étape 6 : W-9, ligne 7
Dans cette étape facultative, vous pouvez indiquer le nom et l’adresse du demandeur. Vous pouvez remplir cette case pour garder une trace des personnes à qui vous avez fourni votre numéro d’identification fiscale.
En outre, vous avez la possibilité d’énumérer les numéros de compte pertinents à la fin de la section supérieure du formulaire W-9. Cette section sur les numéros de compte peut être utilisée pour identifier une personne de manière unique sur la base d’un numéro dans le système du client. Par exemple, quelqu’un peut vous demander de remplir un formulaire W-9. Comme il se trouve que vous êtes le fournisseur n° 45 dans ses dossiers, il peut vous demander de noter votre numéro de fournisseur sur cette ligne.
Étape 7 : W-9, partie I
L’IRS appelle la section suivante Partie I. Ici, vous devez fournir le numéro d’identification fiscale de votre entreprise, qui sera soit votre numéro de sécurité sociale individuel si vous êtes un propriétaire unique, soit votre numéro d’identification d’employeur (EIN) si vous êtes un autre type d’entreprise.
Certaines entreprises individuelles disposent également d’un EIN, mais l’IRS préfère que les entreprises individuelles utilisent leur SSN sur le formulaire W-9. Là encore, il sera plus facile de faire correspondre les 1099 que vous recevrez avec votre déclaration d’impôts, que vous remplirez sous votre SSN.
Que faire si votre entreprise est nouvelle et n’a pas de numéro d’identification électronique (EIN) ? Vous pouvez toujours remplir un formulaire W-9. L’IRS indique que vous devez demander votre numéro et inscrire « applied for » dans l’espace réservé au TIN. Vous devez obtenir ce numéro le plus rapidement possible car, tant que vous ne l’aurez pas obtenu, vous serez soumis à la retenue à la source. Vous pouvez demander un EIN sur le site web de l’IRS. Voir les instructions ci-dessous pour l’étape 8, partie II, pour plus d’informations sur la retenue à la source.
Étape 8 : W-9, partie II
Dans la partie II, vous devez attester de la véracité de toutes vos informations avant de pouvoir signer le formulaire W-9. Si vous mentez intentionnellement sur un formulaire fiscal, vous risquez de devoir payer une amende ou d’aller en prison ; l’IRS ne plaisante pas. Avant de signer le formulaire W-9, voici les déclarations dont vous devez certifier la véracité, sous peine de parjure :
- Le numéro indiqué sur ce formulaire est mon numéro d’identification de contribuable exact (ou j’attends qu’un numéro me soit attribué).
Les contribuables doivent utiliser des numéros d’identification fiscale légitimes. L’utilisation d’un numéro d’identification fiscale « emprunté », volé ou inventé équivaudrait à un mensonge sous serment et entraînerait de graves conséquences.
- Je ne suis pas soumis à la retenue de réserve parce que : (a) je suis exempté de la retenue de réserve, ou (b) l’Internal Revenue Service (IRS) ne m’a pas notifié que je suis soumis à la retenue de réserve en raison d’un défaut de déclaration de tous les intérêts ou dividendes, ou (c) l’IRS m’a notifié que je ne suis plus soumis à la retenue de réserve.
La plupart des contribuables sont exemptés de la retenue à la source. Si vous n’avez aucune idée de ce dont parle l’IRS, vous êtes probablement exempté. Si vous n’êtes pas exempté, l’IRS vous en aura informé et l’entreprise qui vous paie doit le savoir, car elle est tenue de retenir l’impôt sur le revenu sur votre salaire à un taux forfaitaire de 24 % (à partir de 2020) et de l’envoyer à l’IRS. Soit dit en passant, vous connaissez maintenant une autre bonne raison de ne pas tricher dans votre déclaration d’impôts : Vous pourriez être amené à en parler à un futur client, ce qui pourrait inciter l’entreprise à réfléchir à deux fois avant de vous engager. Le point (c) dit en substance que si vous avez été soumis à la retenue à la source mais que vous ne l’êtes plus, personne n’a besoin de le savoir.
- Je suis citoyen américain ou autre personne américaine.
Si vous êtes un étranger résident, vous n’avez rien à craindre. L’IRS considère également les personnes suivantes comme des « U.S. persons » : une société de personnes, une société de capitaux, une société ou une association créée ou organisée aux États-Unis ou en vertu des lois des États-Unis, une succession nationale et une fiducie nationale. Si votre entreprise est une société de personnes qui a un partenaire étranger, des règles spéciales s’appliquent ; vous les trouverez dans les instructions du formulaire W-9. Si vous n’êtes pas citoyen américain, vous devrez peut-être remplir le formulaire W-8 ou le formulaire 8233 à la place.
- Le(s) code(s) FATCA inscrit(s) sur ce formulaire (le cas échéant) indiquant que je suis exempté de la déclaration FATCA est (sont) correct(s).
Vous n’aurez probablement pas à vous préoccuper de celle-ci, qui est liée à la loi sur la conformité fiscale des comptes étrangers (Foreign Account Tax Compliance Act).
Qui doit remplir le formulaire W-9 ?
Un formulaire W-9 doit être rempli par une partie et fourni à une autre partie si cette dernière doit effectuer certains types de paiements à l’avenir. D’une manière générale, le formulaire W-9 doit être rempli par les entrepreneurs indépendants qui effectuent un travail pour une autre partie avec laquelle ils ne sont pas employés. Il s’agit notamment des travailleurs freelances ou des employés temporaires dans le cadre de structures de non-emploi.
Un formulaire W-9 est également demandé aux personnes dans des circonstances spécifiques. Une banque ou un établissement de crédit peut demander un formulaire W-9 dans le cadre de l’ouverture d’un nouveau compte, étant donné que les paiements d’intérêts et de dividendes sont fournis au moyen du formulaire 1099-INT. Les participants à un concours permettant de gagner des prix peuvent également être tenus de remplir un formulaire W-9, car la valeur du prix peut constituer un revenu imposable et doit être déclarée à l’IRS.
Le formulaire 1099 est également utilisé pour fournir les paiements d’intérêts hypothécaires, les paiements de prêts étudiants, le produit de transactions immobilières et l’acquittement de certains types de dettes. Pour ces formulaires, la partie adverse peut demander le formulaire W-9 afin de s’assurer qu’elle dispose des informations appropriées dans son dossier.
Considérations particulières lors du dépôt du formulaire W-9
Signature du formulaire W-9
Le formulaire W-9 vous indique de biffer le point 2 ci-dessus si l’IRS vous a notifié que vous êtes actuellement soumis à une retenue de réserve parce que vous n’avez pas déclaré tous les intérêts et dividendes dans votre déclaration d’impôt.
Vous pouvez rayer la rubrique 2 si vous remplissez le formulaire W-9 dans le cadre d’une transaction immobilière. La rubrique 2 ne s’applique pas dans ce cas, et cela n’a pas d’importance si vous êtes soumis à la retenue de réserve.
Si vous lisez attentivement les instructions en petits caractères du formulaire W-9, vous constaterez que la plupart des gens ne sont pas tenus de le signer. Vous n’êtes généralement tenu de le signer que si l’IRS vous a notifié que vous avez fourni un TIN incorrect. Abstraction faite des détails techniques, la personne qui vous a demandé de remplir le formulaire W-9 le considérera probablement comme incomplet ou invalide si vous ne l’avez pas signé.
Renvoi du formulaire W-9
Renvoyez votre formulaire W-9 dûment rempli à l’entreprise qui vous a demandé de le remplir. Idéalement, vous le remettrez en personne afin de limiter les risques d’usurpation d’identité, mais cette méthode n’est souvent pas pratique. Le courrier est considéré comme relativement sûr.
Si vous devez envoyer le formulaire par courrier électronique, vous devez crypter à la fois le document et votre message électronique et vérifier à trois reprises que vous disposez de l’adresse électronique correcte du destinataire avant d’envoyer votre message. Des services gratuits sont disponibles en ligne pour vous aider dans cette tâche, mais vérifiez leur réputation avant de leur confier vos documents. En règle générale, l’entreprise qui doit soumettre un formulaire W-9 à l’IRS vous en donnera un à remplir.
Défaut de remise du formulaire W-9
Si quelqu’un vous demande un formulaire W-9 rempli, c’est généralement pour une bonne raison. Soyez sceptique à l’égard des demandes pour lesquelles vous n’êtes pas sûr de la raison pour laquelle vos informations sont nécessaires ou de l’auteur de la demande. Les demandes qui s’inscrivent dans le cadre des activités normales de l’entreprise sont censées être satisfaites.
Le fait de ne pas remettre le formulaire W-9 peut avoir certaines répercussions. Tout d’abord, le payeur est tenu de commencer à prélever des impôts sur les paiements futurs. À partir de 2022, le taux de retenue actuel est de 24 %.
En outre, les sanctions suivantes sont prévues en cas de non-respect de la législation :
- Pénalité de 50 $ pour tout manquement à l’obligation de fournir un NIF correct à un demandeur, sauf si vous êtes en mesure de fournir des erreurs qui ne relèvent pas d’une négligence délibérée.
- Pénalité de 500 $ si vous faites une fausse déclaration sans base raisonnable qui n’entraîne pas de retenue de réserve.
- Autres amendes et/ou peines d’emprisonnement en cas de falsification délibérée de certifications ou d’affirmations.
- Sanctions civiles et/ou pénales en cas de divulgation ou d’utilisation abusive des informations W-9 d’un tiers en violation de la loi fédérale.
Formulaire W-9 ou formulaire W-4
Le formulaire W-9 et le formulaire W-4 sont deux formulaires couramment utilisés à des fins fiscales. Bien qu’ils se ressemblent, ils ont des objectifs, des destinataires et des utilisations très différents.
Le formulaire W-9 a pour but de demander des informations à un contribuable (généralement un entrepreneur indépendant ou un freelance) afin de remplir sa déclaration d’impôts. De leur côté, les salariés utilisent le formulaire W-4 pour fournir des informations à leur employeur en vue de la retenue de l’impôt sur le revenu.
L’entité qui paie le contribuable (la personne ou l’entreprise qui fournit les services) reçoit le formulaire W-9 du contribuable. Lorsqu’elle déclare les paiements effectués au contribuable à la fin de l’année, l’organisation utilise les données du formulaire W-9 pour créer et émettre le formulaire 1099-MISC ou d’autres formulaires fiscaux applicables.
Ce formulaire est très différent du formulaire W-4. Le salarié remet à son employeur le formulaire W-4. Ce dernier est utilisé par l’employeur pour déterminer le montant de l’impôt fédéral sur le revenu qui doit être retenu sur le salaire de l’employé et déclaré à l’IRS. Plutôt que de faire appel à un tiers, l’entreprise demande à son équipe interne de lui fournir un formulaire W-4.
Enfin, les deux formulaires recueillent souvent les mêmes informations. Chacun demande un NIF, un nom et des informations fiscales connexes. Toutefois, la nature du destinataire est très différente. Le formulaire W-4 demande des informations telles que le statut fiscal du contribuable (par exemple, le contribuable est-il marié ?). Le formulaire W-9, quant à lui, demande des informations juridiques sur la société.
Le formulaire W-9 est un formulaire fiscal de l’IRS qui demande des informations sur un individu défini comme un citoyen américain ou une personne définie comme un étranger résident. Ces informations servent à remplir le formulaire 1099 et sont utilisées pour les entrepreneurs indépendants, les freelances ou les vendeurs non apparentés, et non pour les employés. Le fait de ne pas remplir le formulaire peut entraîner des pénalités.
